kleine Mailverteiler mit Google Apps
Fast das gleiche Thema wie Mailverteiler mit Google Mail, aber wenn es nicht im individualisierbare Massenmails geht, sondern nur darum, eine Mailadresse auf mehrere Personen weiterzuverteilen, dann kann man dies unter Google Apps wunderbar mit den sogenannten “Gruppen” machen.
Wenn man einfach nur alle Mails weiterleiten will, dann hat Google Mail die Möglichkeit, eine Mailadresse für ein forward anzugeben. Hier lässt sich jedoch nur eine Adresse angeben, und auch über die Kontakte lassen sich hier keine Verteiler erzeugen.
Eine weitere Möglichkeit wäre es, mit Filtern zu arbeiten und alle Mail, die an eine Adresse geht (To:), an mehrere Personen weiterzuleiten. Dies bedeutet pro Weiterleitungsadresse eine Filterregel, kann also schnell umfangreich werden, und wird noch umfangreicher, wenn man auch noch die Empfängeradresse im Cc: abgreifen will. Leider sind die Möglichkeiten zum Erstellen solcher Filterregeln aber nur sehr beschränkt, so dass ich mich nach einer anderen Möglichkeit umgesehen habe.
Glücklicherweise hatte ich die betreffende Domain vor ein paar Wochen auf Google Apps umgestellt, und hier gibt es in der Benutzer- und Gruppenverwaltung, auf die der Domänenadministrator Zugriff hat, Gruppen anzulegen.
Hier kann man beliebige Mailadressen eintragen, auch welche, die bei anderen Mailprovidern liegen.
Als Verteileradresse wählt man hier eine andere Adresse als die, die man eigentlich weiterleiten und verteilen will, und trägt diese Verteileradresse der Gruppe dann in den Google Mail Einstellungen als Forward-Adresse ein. An die Verteilerliste dürfen nur Domänenbenutzer schreiben, aber da die ursprüngliche Empfängeradresse ein solcher “Benutzer” ist, ist diese Voraussetzung erfüllt und die Mails werden an alle in der Verteilergruppe eingetragenen Mailadressen weitergeleitet. Die Verteileradresse taucht in der Mail zwar in Received- und ein paar anderen Headerzeilen auf, nicht aber in To:, From: oder Reply-To:, so dass es hier auch nicht zu unbeabsichtigten Mailunfällen kommen sollte.
Es wäre hilfreich gewesen zu erwähnen, das man bei der jeweiligen Gruppe unter ‘Access Settings’ noch angeben muss, dass jeder an die gruppe Nachrichten posten darf. Das bewirkt, dass auch externe Personen/Firmen an diesen Verteiler mailen dürfen. Vergisst man dies, können nur Google Apps User an die gruppe mailen. Mails von extern erhalten dann eine Google Groups Fehlermeldung.